Friday, July 31, 2009

MASALAH PROPOSAL PENAWARAN

Para pengunjung blog yang saya hormati…..
Ada banyak sekali pertanyaan yang masuk baik lewat e-mail, sms maupun di box komentar yang menanyakan tentang bagaimana membuat proposal atau surat penawaran. Bahkan banyak juga yang minta dikirimkan contoh-contohnya. Mohon maaf sekali saya tidak dapat menjawabnya satu per satu karena keterbatasan waktu yang saya miliki. Saya akan jawab saja sekaligus secara Umum lewat blog ini.

Berikut ini adalah kutipan beberapa e-mail yang masuk sebagai sekedar gambaran bagi yang lainnya mengenai permasalahan yang mereka hadapi yang mungkin sama dengan masalah dari rekan-rekan sekalian;

PERTANYAAN:
“Pak pur kami baru mendirikan usaha jasa provider outbound training dan wargame (mulai bulan januari kemarin). sampai saat ini perkembangan masih jauh dari target karena kurangnya promosi. kami ingin masukan apa yang harus kami lakukan dan kalau ada contoh proposal penawaran kepada perusahaan atau instansi tolong kami di kirimi.mohon maaf kalo merepotkan....terimakasih banyak pak
Bhekti Slamet”


“salam,usaha yang saat ini saya sedang jalani adalah bisnis strawberry, selama ini saya hanya mensupply barang untuk pedagang2 tradisional (hampir 7 bulan), saya merasa sepertinya usaha ini sudah sampai pada titik jenuh, perlu ada inovasi atau pengembangan.yang terpikir oleh saya saat ini adalah bisa mensuplai barang ke super market, hotel & restoran atau industri, namun saya tidak tahu apa dan bagaimana caranya!ketika saya coba tanya teman saya, katanya pakai proposal penawaran, itu tambah bingung saya lagi, saya tdk tahu bagaimana membuat proposal penawaran, oleh karena itu mohon Bapak Purwanto bisa memberi masukan dan dapat memberi contoh proposal penawaranThanx before
donny ferdinald”

“Yth. Bapak Purwanto,Saya membaca website anda dan saya tertarik dengan website tersebut. Saya ingin bertanya tentang contoh proposal penawaran barang. Saya baru memulai usaha berwiraswasta membuat kerajinan dari triplek. Saya ingin menawarkan barang saya ke supermarket - supermarket sebagai sovenir tetapi saya tidak tahu bagaimana cara memulainya.Besar harapan saya agar Bapak bersedia membalas email saya ini. Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,Yanti”


JAWAB:
Sebenarnya konsep utama dari proposal/surat penawaran adalah sebagai berikut :
1. Memperkenalkan diri tentang perusahaan Kita & bidang usahanya secara singkat.
2. Memperkenalkan Program, Produk-produk atau Bidang Jasa yang dihasilkan perusahaan kita
3. Memberikan Program Spesial, harga yang kompetitif, diskon khusus atau penawaran paket istimewa.
4. Nama orang yang bisa dihubungi beserta no. telpon & alamatnya bila ada yang ingin mengetahui produk kita lebih dalam (contact person).

Ke-4 point tersebut bisa kita uraikan cukup dengan satu atau dua halaman saja (berupa surat proposal penawaran) atau bisa juga diuraikan dalam bentuk Proposal lengkap yang menggunakan banyak halaman utuk dipresentasikan secara lengkap. Terserah Anda ingin menggunakan yang mana. Disesuaikan saja dengan kondisi

Pada point 1; Kita memberikan gambaran singkat mengenai perusahaan atau organisasi yang kita miliki. Kalau mau lengkap lampirkan juga foto-foto mengenai kantor, gedung, toko, bengkel kerja, gudang atau kios milik kita. Istilah kerennya mungkin bisa disebut Company Profile. Kenapa saya minta untuk melampirkan foto-foto? Karena biasanya orang akan malas untuk membaca proposal yang terlalu banyak tulisan. Ilustrasi berupa gambar atau foto biasanya lebih eye catching (menarik perhatian) sehingga proposal kita tidak cepat dibuang oleh si pembaca. Sertakan juga daftar perusahaan yang pernah/masih menggunakan produk/jasa perusahaan kita. Hal ini untuk memberikan gambaran mengenai tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk/jasa yang kita miliki. Kalau ada nama-nama perusahaan besar atau orang terkenal yang memakai produk/jasa kita, maka berikan urutan teratas dalam daftar tersebut. Karena biasanya mereka memiliki faktor Reverensi yang sangat kuat.

Point 2; Uraikan produk-produk atau bidang jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Sekali lagi jangan lupa berikan foto-foto atau gambar agar orang bisa mengetahui bagaimana bentuk, ukuran, warna dan suasananya. Foto-foto produk/jasa ini merupakan daya tarik utama dari sebuah proposal. Kalau produknya berupa makanan, lampirkan foto hidangan yang menggugah selera. Dalam kasus pak Donny di atas, akan sangat menarik bila terdapat foto strawbery yang berwarna merah segar, berbentuk sempurna dengan tetesan embun yang masih menempel di bagian kulitnya dan berlatar belakang perkebunan yang berkabut dipagi hari. Kalau dalam kasus pak Bhekti karena produknya berupa jasa, maka ilustrasikan foto-foto yang menggambarkan suasana Game sedang berlangsung seolah-olah dalam rimba peperangan atau suasana outbound yang membuat orang akan menjadi refresh/segar kembali di alam bebas. Dalam hal ini mungkin kita membutuhkan jasa fotografer profesional untuk menghasilkan ilustrasi yang kuat. Tapi kalau dana minim ya... gunakan saja kamera digital beresolusi tinggi dan perbanyaklah foto-foto lalu pilih yang bagus. Berikan uraian mengenai spesifikasi produk yang kita tawarkan. Tonjolkanlah kelebihan-kelebihan produk kita, bila perlu bandingkan juga dangan produk sejenis lainnya. Cara ini sekarang banyak dipakai oleh provider selular dengan perbandingan harga “Termurah” dalam setiap brosur mereka.

Point 3; Tentunya Anda memiliki program penjualan/marketing yang harus disampaikan kepada khalayak umum sehingga orang memiliki alasan yang kuat untuk membeli produk/jasa tersebut. Istilah kerennya Selling Point. Semua hal yang akan memberikan benefit/keuntungan bagi konsumen harus Anda cantumkan disini. Misalnya diskon istimewa, beli satu dapat seribu, bonus pembelian, paket spesial, undian berhadiah, edisi terbatas dll.

Point 4; Sebagai penutup tentu Anda tidak ingin menyia-nyiakan orang yang tertarik dengan produk Anda bukan? Oleh sebab itu cantumkan Contact Person atau orang bisa dihubungi bila ada yang tertarik ingin membeli. Bila perlu sertakan juga outlet-outlet penjualan yang kita miliki, sehingga orang akan mudah mengunjungi lokasi mana yang terdekat untuk mendapatkan produk/jasa tersebut. Alamat harus jelas dan disertai no. telepon yang bisa dihubungi.

Naaaahhh..... tulisan diatas kan cuma teori diatas kertas... dan karena banyak e-mail/sms yang minta dikirimkan contoh-contoh proposal maka akan saya lampirkan beberapa contoh saja di blog ini. Mudah-mudahan bisa di-download dari manapun Anda berada. Mohon maaf sekali saya tidak bisa mengirimkan kepada para penanya satu per satu. Dan karena konsultasi di blog ini diberikan secara gratis untuk alasan dan semangat sosial yaitu penyebaran pengetahuan kepada mereka yang membutuhkan terutama pengusaha mikro kecil & menengah, maka saya juga mohon izin secara terbuka kepada para pemilik proposal tersebut untuk saya publikasikan. Kalau memang ada pihak yang keberatan dengan dipublikasikannya materi tersebut saya mohon maaf dan mohon disampaikan kepada saya secara pribadi via e-mail untuk kemudian akan saya tarik kembali materinya.
Untuk para pengunjung blog DILARANG mengutip atau menggunakan ide/materi yang ada pada contoh tersebut untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun tanpa seizin Saya atau pemilik proposal yang bersangkutan. Hormatilah hasil karya orang lain. Dan akan lebih baik jika menggunakan gaya atau ide anda yang orisinal untuk membuat proposal penawaran.

Semoga bermanfaat untuk semuanya.....
Purwanto.